Le cinque regole d'oro per una delega efficace

'Perché i miei dipendenti non fanno le cose come vorrei io? Ho dei collaboratori che sbagliano sempre tutto! Se voglio la cosa fatta bene, la devo fare solo io….'

E’ un bel problema se ti trovi in questa situazione, non tanto perché non hai probabilmente una struttura in grado di supportarti nella gestione aziendale, quanto piuttosto perché hai un grosso problema: non sei capace di delegare ai tuoi collaboratori.

Tanto per cominciare cerchiamo di individuare qual è il motivo della delega, perché delegare e soprattutto cosa.

Delegare significa: “Affidare ad altri l’esercizio di funzioni o poteri propri”. Con la delega trasferisco quindi qualcosa che è solo mio, che nel bene o nel male spetterebbe solo a me, siano esse attività manuali, siano essi poteri relativi alla carica che ricopro. La delega può essere quindi di responsabilità oppure operativa. Nella prima affido una funzione con responsabilità precise, nella seconda rivestono maggiore importanza gli aspetti operativi che devono essere eseguiti. Ma perché delegare? Tutte quelle cose che sono urgenti ma non importanti devono essere delegate per consentirti di dedicare il giusto tempo a tutto ciò che strategicamente ti permette di gestire al meglio la tua attività, curandone la crescita e lo sviluppo.

Ma allora, come realizzare una delega efficace? 

Per poter delegare efficacemente bisogna rispettare alcune regole ben precise.

Regola n. 1 Il collaboratore deve essere all’altezza della delega 

Sembra una cosa ovvia ed anche scontata eppure uno degli errori più importanti che vengono commessi è proprio quello di mettere la persona sbagliata nel posto sbagliato, oppure di affidare un lavoro ad una persona scelta non certo per le proprie capacità o la propria formazione quanto piuttosto per altri motivi (e in azienda queste cose capitano più spesso di quanto si pensi…). Investire su un collaboratore capace o di cui si ha fiducia per formarlo e delegarlo all’esecuzione di funzioni o poteri propri, rientra nelle soft skill dell’azienda che non trovano spazio dei valori del bilancio ma risultano essenziali nella gestione dell’impresa e nella capacità di garantirle un solido futuro.

Regola n. 2 Spiegare chiaramente l’oggetto della delega (cosa deve essere fatto e come deve essere fatto)

Non posso pretendere che il collaboratore esegua un lavoro del quale gli ho abborracciato le modalità di esecuzione o non gli ho dato una tempistica precisa! Soprattutto nella delega operativa risulta fondamentale la chiarezza di esecuzione, l’indicazione di una procedura precisa da seguire, il riferimento ad un manuale aziendale per la realizzazione dell’incarico conferito. Attenzione a non cadere nell’errore che molti commettono: pretendere che l’esecuzione della delega avvenga esattamente come la farebbero loro! Delegare significa infatti riconoscere una certa libertà di azione al delegato, nel rispetto, tuttavia, della procedura e dei tempi di esecuzione concordati.

Regola n. 3 Ottenere un feedback di comprensione dal collaboratore

Necessario e fondamentale! Mai dare per scontato di essere stati chiari e di essere stati compresi dal collaboratore. Chiedete se lo siete stati realmente e se necessario, ricominciate dall’inizio e rispiegate l’intera procedura, le sue modalità e i termini di consegna di quanto deve essere elaborato.

Regola n. 4 Monitorare lo stato di esecuzione del lavoro

Non attendete di scoprire solo alla scadenza che il lavoro non è stato fatto oppure che il collaboratore, oberato da mille impegni, non è stato in grado di assolvere la delega. Delegare non significa affidare un lavoro ad altri e dimenticarsene, quella è semmai incoscienza…. E quando si approssima la scadenza del termine fissato per la riconsegna del lavoro, chiedete al collaboratore a che punto è con il lavoro e se riuscirà a mantenere la scadenza concordata. In caso contrario concordatene una nuova e mantenete la verifica del rispetto di quanto deciso.

Regola n. 5 Fissare una scadenza per la riconsegna del lavoro

Una delega senza scadenza è una delega zoppa, anzi non è nemmeno una delega! Fissate SEMPRE una scadenza per l’esecuzione del lavoro. Una scadenza ovviamente che consenta al collaboratore di poter gestire l’incarico con tranquillità ma nel rispetto della tempistica aziendale. E se la delega non avesse, di sua natura, una scadenza perché ha caratteristiche di routine? In tal caso fissate delle verifiche periodiche ben precise per monitorarne lo stato del lavoro e l’esecuzione della delega da parte del collaboratore.

Esistono ovviamente altre regole necessarie da rispettare nel conferimento delle deleghe ma quelle che ti ho riportato sono fondamentali per la buona riuscita di un processo di delega efficace e funzionale. E se nella loro applicazione troverai ancora difficoltà, non esitare a chiamarmi o a scrivermi, ti supporterò passo passo.

Sergio Gandellini